환어음은 요식증권이기 때문에 그에 맞는 기재사항을 준수해야 한다. 기재사항은 필수기재사항과 임의기재사항으로 나뉘는데, 필수기재사항의 어느 하나라도 누락되면 환어음으로서의 법적 효력이나 구속력을 갖지 못하게 된다.
환어음의 필수기재사항
(1) 환어음의 표시
환어음을 뜻하는 증권에는 반드시 '환어음'이라고 표시하는 문구가 있어야 한다. 보통 환어음을 뜻하는 영문 표현인 'Bill of Exchange'를 기재한다. 또는 환어음은 보통 두 통이 발행되기 때문에 'The First Bill of Exchange' 나 'The Second Bill of Exchange'와 같은 문구를 기재하기도 한다. 이렇게 기재함으로써 어음의 변조를 막을 수 있고 어음 당사자들에게 어음 행위를 한다는 자각을 줄 수 있다.
(2) 무조건의 지급위탁문언
환어음은 법률적으로 일정 금액을 무조건 지급할 것을 위탁하는 증권이다. 그렇기 때문에 이에 관한 문언이 반드시 있어야 한다. 금액을 지급해야지 금전 이외의 물건을 지급하도록 하는 것은 무효이니 유의해야 한다. 그리고 금액은 환어음의 어느 부분에라도 기재할 수 있지만 보통 금액을 표현하는 'pay to ... the sum of...'에 기재하면 된다.
(3) 지급인
환어음 상의 지급인 표시는 보통 환어음의 끝 부분인 'To' 이하에 기재한다. 지급인은 어음지급을 위탁받은 자로서 채무자인 수입자 혹은 특정 은행이 되는데 이는 결제방식에 따라 결정된다.
(4) 지급기일
지급기일이란 환어음 대금이 실제 지급되는 만기일을 표시하는 것을 뜻한다. 환어음의 'at...sight of'라고 표시된 표현에 기재한다. 만약 즉시 대금을 지급하기로 했으면 'at sight of'로 표시하고, 60일 후 지급하는 기한부조건일 경우에는 'at 60 days sight of'로 기재한다. 그러나 그 외에 확정일에 지급을 하는 조건이면 확정일을 구체적으로 표시한다.
여기서 일람 후 즉시 지급할 경우, 만기일 영문 표시는 'at sight'가 정확하고, 기한부일 경우에는 만기일 영문 표시가 'after 60 days sight of' 등과 같이 표현되어야 한다. 그런데 환어음의 용지에는 '... at sight', '... ,after sight' 구분하지 않고 'at ... sight of'로 편의상 인쇄되어 있으니 유의하는 것이 좋다.
(5) 지급지
지급지는 환어음 금액이 지급되는 일정 지역을 뜻하는데 보통은 실제로 존재하는 도시명 정도로 표기된다. 지급지는 단일한 한 곳이어야 하며 선택적으로 혹은 여러 곳으로 중첩해서 기재되어서는 안 된다. 환어음은 행위가 발생한 지역의 법률에 의해 처리되므로 지급지는 반드시 기재되어야 하는 항목이다. 만약 지급지의 표시가 없으면 지급인의 명칭 또는 상호에 부기된 지명이나 지급인이 거주하는 지역으로 갈음할 수 있다.
(6) 수취인
수취인은 환어음의 금액을 지급받을 자 혹은 지급을 받을 자를 지시한 자를 말한다. 수취인 기재방법에는 기명식, 지시식, 소지인식 및 선택소지인식이 있다.
(7) 발행일 및 발행지
환어음의 발행일은 어음이 발행된 날로서 어음에 기재된 날짜이다. 발행일은 기한부어음의 제시기간을 정하기 위하여 반드시 필요한 항목이다. 만약 발행일이 여러 군데 서로 달리 표시되어 있으면 이 환어음은 무효로 간주된다. 반면, 발행지는 어음이 발행된 장소로 어음상에 기재된 지역을 말하며 실제 발행된 지역을 말하는 것은 아니다. 발행지역은 도시 이름까지만 표기해도 상관없지만 발행국가는 어음법의 적용근거가 되므로 반드시 기재가 필요하다.
(8) 발행인의 기명날인
환어음은 발행인의 기명날인이 있어야만 그 효력이 발생한다. 무역거래에서는 수출업자가 환어음을 발행하기 때문에 수출업자의 기명날인이 필요하다. 우리나라의 경우에는 수출자가 거래 외국환은행에 제출한 서명감과 일치해야만 한다.
환어음의 임의기재사항
임의기재사항은 어음 자체의 효력에는 영향을 미치지 않으나 환어음번호, 신용장번호, 어음발행매수의 표시등을 기재하여 어음의 성격이나 내용을 명확하는데 그 목적이 있다.
(1) 환어음 번호
발행인의 참고사항이다. 이는 기재하지 않을 경우도 있다.
(2) 환어음 발행 근거
만약 신용장방식에 의해 결제가 이루어지면 환어음의 발행근거가 되는 신용장번호와 개설은행 그리고 개설일자 등을 기재한다.
그리고 신용장 방식 외에 화환추심어음방식으로 결제할 경우에는 인수도조건 또는 지급도조건을 명시해야 한다. 이 표시는 환어음의 효력에는 전혀 영향을 주진 않지만 운송서류의 인도조건이 달라지기 때문에 수출자에게는 대단히 중요한 문제가 될 수 있다. 만약 인수도 혹은 지급도의 특별한 표시가 없으면 지급도로 간주된다.
(3) 환어음의 발행매수
환어음이 한 세트(2통)로 발행될 경우 이중 사용을 방지하기 위해 발행된 매수를 각각 'First Bill', 'Second Bill'과 같이 표기한다.
(4) 대가 문구
대가 문구(Valuation Clause)는 발행인이 증여, 상속 등의 목적이 아니라 정당한 상거래의 대가로 환어음을 발행하고 있음을 표시하는 문구이다. 보통은 문자로 표시된 금액 다음에 'Value received'로 표시한다.
(5) 이자 문구
기한부거래에서는 일정 기간의 외상거래에 따른 이자 문제가 대두되는데 보통 일람출급 혹은 일람 후 정기출급에만 이자 약정의 기재를 인정하고 있다. 확정일 출급 또는 일부 후 정기출급 방식에서는 사전에 이자를 계산해서 어음금액을 정할 수 있으므로 이자 문언을 기재할 필요가 없다. 이자율은 반드시 어음상에 표시되어야 하고 그 표시가 없으면 이자에 대한 약정은 없는 것으로 보기 때문에 유의해야 한다. 이자의 기산일은 발행일 혹은 발행인이 임의로 기재할 수 있으나 기재가 없으면 발행일을 기준으로 하여 계산한다.